Mal-intencionados usam geradores de imagem e truques simples para forjar recibos. Volume alerta empresas para prejuízos e demissões por justa causa. Checagens e notas com QR-Codes limitam prática

Funcionários de empresas que tentam aumentar as despesas para ganhar reembolsos indevidos sempre existiram. A novidade é que agora recorrem a geradores de imagem por inteligência artificial para produzir notas fiscais falsas na tentativa de burlar reembolsos em sistemas de controle de despesas – e os casos aumentam. Reportagens do The New York Times e do Financial Times trazem relatos de que a prática já aparece com frequência em plataformas de auditoria de gastos corporativos.

Em setembro, a AppZen identificou que 14% das notas submetidas ao seu sistema foram geradas por IA. A concorrente Ramp estimou que cerca de US$ 1 milhão em notas fiscais fraudulentas passaram por seus controles nos últimos 90 dias. Em consequência, ferramentas de gestão de despesas têm ajustado procedimentos e avisado clientes sobre o risco crescente.

“As notas ficaram tão boas que nós dizemos aos nossos clientes para não confiarem no que verem”, disse Chris Juneau, vice-presidente de marketing da SAP Concur, ao Financial Times. A frase resume a apreensão de empresas que veem documentos cada vez mais convincentes, com desgaste, manchas e dobra simuladas, escapar da verificação manual e automática.

Criar um documento falso com aparência verossímil não exige conhecimento avançado em edição de imagens. Segundo relatos, basta formular o comando certo (prompt) em um gerador de imagens. Para burlar sistemas que detectam metadados, usuários relatam capturar a tela do documento gerado — um procedimento que reduz rastros sobre a origem do arquivo.

Nem todas as ferramentas de IA colaboram com fraudes. Em testes, chatbots como o ChatGPT costumam recusar pedidos que solicitam a confecção de recibos realistas sob argumento de que isso pode facilitar atividade ilícita. Ainda assim, usuários encontram formas de “contornar” as restrições ao descrever contextos fictícios — por exemplo, pedir uma ilustração que represente um recibo para uso em uma obra de ficção — e depois ajustar o resultado.

Para se defender, empresas combinam checagens automatizadas de dados contidos na nota com padrões históricos de comportamento. A AppZen afirma usar análise de dados e correspondência com históricos para apontar discrepâncias que indiquem fraude. Informações complementares, como local da viagem, nome do atendente e datas, também ajudam a validar ou refutar um pedido de reembolso.

No Brasil, a presença de QR Code nas notas fiscais eletrônicas torna a fraude mais difícil em muitos casos, porque a leitura do código permite confirmar o valor e a origem do documento. Há, porém, exceções: notas de microempreendedores individuais (MEIs) e documentos emitidos no exterior podem seguir padrões diferentes, e nem todos os sistemas corporativos estão preparados para checar padronizações estrangeiras.

Do ponto de vista jurídico, usar nota falsa para obter reembolso configura fraude e pode resultar em demissão por justa causa. Em situações mais graves, a prática pode ser tipificada como crime contra a ordem tributária, com consequências civis e penais.

Analistas de compliance recomendam que empresas reforcem capacitação de equipes, integrem checagens eletrônicas capazes de validar QR Codes e metadados, e adotem políticas claras de auditoria aleatória. Para especialistas, a corrida entre fraudes geradas por IA e técnicas de detecção deve se intensificar na medida em que ferramentas de geração se tornem mais acessíveis e sofisticadas.